Manche Menschen sind die geborenen Gastgeber. Ihre Gäste folgen jeder Einladung gern, werden im angenehmen Ambiente empfangen und dürfen sich über eine großartige Auswahl köstlicher Speisen und Getränke freuen. Aber auch wer Erfahrung im Ausrichten kleinerer und größerer Feierlichkeiten hat, kommt irgendwann an seine Grenzen. Spätestens wenn eine Partylocation besondere Herausforderungen mit sich bringt oder die Zahl der Gäste das gewohnte Maß übersteigt, ist es Zeit, sich bei der Planung von einer Eventagentur unterstützen zu lassen.
Was macht eine gute Eventkoordination aus?
Wer zu einer Hochzeit einlädt oder für die Firma das jährliche Familiensommerfest organisieren muss, kommt schnell ins Schleudern. Schließlich ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten, ganz besonders, wenn man selbst emotional in das Festgeschehen involviert ist. Bei einer Eventagentur sind Profis am Werk. Diese sind stressresistent und verfügen über ein Netzwerk an Musikern, Caterern und Locations, die einspringen können, wenn im letzten Moment etwas schief läuft. Die jahrelange Erfahrung trägt außerdem zu einer passgenauen Personalplanung bei.
Natürlich hat jeder schon einmal Schauergeschichten darüber gehört, was bei einem Event trotz Agentur schiefgehen kann. Es ist in der Tat nicht ganz einfach, kompetente Eventagenturen von Anfängern und Schaumschlägern zu unterscheiden. Am besten ist es, sich bei der Suche nach einer Eventagentur auf Empfehlungen zu verlassen. Sicher kann bei einem Kunden missglücken, was bei einem anderen ein voller Erfolg war. Dennoch hilft eine gute Empfehlung, ein Vertrauensverhältnis zur Agentur aufzubauen – eine wichtige Voraussetzung zum Gelingen des Events!
Reden hilft!
Wer ein Event mit der Unterstützung einer Agentur auf die Beine stellen möchte, sollte diese möglichst frühzeitig in die Planung einbeziehen. Werden viele Absprachen bis ins kleinste Detail getroffen, schrumpfen die Risiken, dass etwas Grundlegendes aufgrund eines Missverständnisses misslingen könnte. Oft bringen sich Eventagenturen bereits in der Frühphase der Planung mit guten Vorschlägen ein. Ein begrenztes Budget ist kein Grund, die Eventkoordination nicht in Profihände zu geben. Oft arbeiten Agenturen seit Jahren mit Locations oder Caterern zusammen und können gute Preise aushandeln, so auch die Eventagentur CAVUS aus Köln. Auch hier gilt es, möglichst konkrete Angaben über das zur Verfügung stehende Budget zu machen. Nur wenn Preisvorstellungen und Kosten transparent sind, ist es überhaupt möglich, ein Event so zu planen, dass alle Seiten zufrieden sind.
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